- 일본정부는 각 부처의 시스템을 공통의 클라우드로 전환하면서 디지털화로 필요성이 줄어든 사무업무를 삭감. 자동 계산한 내용의 재확인이나 데이터 수기입력 등을 폐지해 업무 효율을 높여, 공무원의 업무방식 개혁으로 이어나가겠다는 생각임.
- 일본은 2023년도 이후 부처가 사용하는 모든 시스템을 ‘거버먼트 클라우드’로 원칙적으로 전환. 시스템 업데이트 등의 시기에 맞춰 순차적으로 전환할 계획으로, 23년도 말까지 1100여 개 시스템 중 57개 시스템이 클라우드를 사용할 예정임.
- 디지털청은 최근 클라우드로 이관할 때 기준이 되는 ‘기본방침’을 개정. 비용 절감과 보안 강화 등과 더불어 업무개선을 새롭게 담음.
- 업무개선의 구체적 방안으로 시스템 상에서 자동 계산한 결과를 계산기로 재확인하거나, 종이를 인쇄해 문서 내용을 확인하는 업무의 생략을 예로 제시. 이러한 ‘아날로그 시대의 사무업무’는 관행으로 남아 있는 부서가 적지 않음.
- 수기입력 등을 배제하는 ‘디지털 완결’, 한 번 입력한 데이터는 다시 입력하지 않는 ‘원스 온리’ 등의 개념을 중시하도록 함.
- 각 부처의 시스템을 같은 클라우드 상에서 운영하면 다양한 데이터의 연계가 쉬워짐. 필요한 데이터를 자동 추출하면 입력이나 확인 등의 업무를 줄일 수 있으며, 업무 자동화에 필요한 소프트웨어 도입도 클라우드를 통해 쉽게 할 수 있음.
- 일본에서는 국가공무원의 이직자 증가가 문제점으로 지적되고 있어, 20년도 종합직 퇴직자 수는 109명으로 13년도 대비 40% 이상 증가. '23년도 춘계 종합직 시험 지원자는 약 1만 4000명으로 역대 2번째로 적은 수치를 기록함.
- 비효율적인 업무가 많아 장시간 노동으로 이어지기 쉬운 것도 근무의욕 저하의 한 요인으로 작용. 22년도에 국가공무원 6만여 명을 대상으로 한 내각인사국의 설문조사에 따르면, 현재 부서에서 업무내용을 개선한 직원은 관리직 45%, 비관리직 33%에 그침.
- 일본정부는 지자체에도 클라우드 활용을 독려. 25년도 말까지 모든 지자체의 주요 20개 업무 시스템을 표준화하도록 요구하고 있으며, 이때 정부 클라우드로 이전하는 것을 노력목표로 삼고 있음.
- 디지털청은 클라우드 이용이 지자체 업무 개선으로 이어진다고 강조. 7월부터 행정 창구에서 서류 작성이나 직원 확인 작업을 줄일 수 있는 소프트웨어를 클라우드를 통해 제공하기 시작함.
- 주민의 행정서비스 만족도를 높이고, 직원들이 생산성이 높은 업무에 집중할 수 있는 구조로 활용을 독려함. 중앙부처가 클라우드 전환으로 업무를 개선하면 전국 1700여개 지자체의 디지털화도 가속화할 수 있을 것으로 기대되고 있음.